Hieronder treft u een aantal ‘spotlight’ vacatures aan van onze partner Pienk | Office Professionals

Coördinator Secretariaat

Functie omschrijving Coördinator Secretariaat

Waar we naar op zoek zijn? Een Management Assistent die goed is in het aansturen en coachen van een secretariaat! 

Als Coördinator Secretariaat ben jij verantwoordelijk voor het aansturen en coachen van 7 enthousiaste collega’s op het secretariaat (5) en de receptie (2). In deze rol als Coördinator Secretariaat ben je zelfstandig, in staat om overzicht te bewaren en fungeer je als inspirator en coach richting je team!

De functie van Coördinator | Teamleider Secretariaat:

  • Samen met je collega's van het secretariaat bied je secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning aan een aantal managers | directieleden; 
  • De werkzaamheden bestaan zowel uit ad hoc als projectmatige activiteiten:
    • agendabeheer
    • regelen van reizen (vluchten, hotels etc.)
    • diverse correspondentie
    • het bijhouden van het Intranet
    • organiseren van evenementen
    • gasten ontvangen en daar van alles voor regelen (soms ook hotel e.d.)
    • diverse projectmatige zaken
  • In de rol van coordinator ben je ook sparringpartner van het MT;
  • Breng je structuur aan en schrijf je werkprocessen uit;
  • Verbeter je de efficiency (i.o.m. het team);  
  • Verdeel je het werk onder de collega's;
  • Coach je de collega's en ben je hun aanspreekpunt;
  • Etc., etc.

We zijn op zoek naar een kartrekker. Een betrokken en gedreven professional. Een spin in het web die houdt van de bijbehorende dynamiek. Je bent een probleemoplosser en verbinder. Samen met het team zorg je ervoor dat het werk goed en efficiënt georganiseerd wordt. Je ziet kansen voor verbeteringen en realiseert die.

Kortom: een brede, afwisselende rol als Coördinator | Teamleider | Meewerkend voorman of -vrouw Secretariaat, met veel verschillende taken en verantwoordelijkheden.

Functie eisen Coördinator Secretariaat

Je bent een ervaren Coördinator | Teamleider die 32 to 40 uur per week aanwezig kan zijn om zo het secretariaat en de receptie optimaal te kunnen begeleiden.

Daarbij vink jij stuk voor stuk de onderstaande functie-eisen af:

  • HBO niveau (bij voorkeur diploma, bv. richting Office Management);
  • Minimaal 2 jaar werkervaring in een soortgelijke functie bijvoorbeeld als Teamleider of Coordinator;
  • Relevante leidinggevende | coachende ervaring;
  • Uitstekende beheersing van het Nederlands en goede beheersing van het Engels zowel mondeling als schriftelijk;
  • Uitstekende beheersing van het Microsoft Officepakket (m.n. Word, PowerPoint, Outlook en Publisher);
  • Je bent 32, 36 of 40 uur beschikbaar.

Ook herken je jezelf in de volgende eigenschappen:

  • In staat om processen snel te doorzien en deze te optimaliseren;
  • Een goed inlevingsvermogen, empathie;
  • Resultaatgericht, doortastend en duidelijk;
  • Klant- en resultaatgerichtheid, goed in samenwerken;
  • Zorgvuldig en integer;
  • Flexibel, sterk in plannen en organiseren.

Je staat stevig in je schoenen en bent uiterst servicegericht. Je stelt de juiste prioriteiten en kunt het team meekrijgen.

Aanbod Coördinator Secretariaat

Een afwisselende en verantwoordelijke rol als Coördinator Secretariaat | Hoofd Secretariaat bij een hands-on organisatie in de groente en fruit handel in de regio Capelle aan den IJssel. 

De arbeidsvoorwaarden zijn heel goed en de lijntjes binnen deze informele organisatie zijn kort. Het betreft een baan 32, 36 of 40 uur voor onbepaalde tijd met een prima salaris en goede secundaire voorwaarden zoals:

  • laptop | telefoon
  • premievrij pensioen
  • 26 vakantiedagen

Je wordt direct bij deze opdrachtgever op contract genomen, je start met een jaarcontract en daarna heb je zicht op een vast dienstverband. Een assessment maakt deel uit van de procedure.

Locatie

Capelle aan den IJssel

Solliciteer nu
De sollicitatieprocedure voor deze vacature verloopt via Pienk, Office Professionals. U wordt, na het klikken op de sollicitatieknop, doorverwezen naar de site van Pienk.
< Terug