Directiesecretaresse

Functie omschrijving Directiesecretaresse

Voor een werkgeversorganisatie in Nieuwegein zijn wij op zoek naar een ervaren en professionele directiesecretaresse voor 32 - 36 uur per week.

In deze functie ben je de rechterhand van de directeur en het hoofd van het secretariaat.

Als directiesecretaresse assisteer je de directie op een breed terrein. Er is naast intensieve ondersteuning van de directeur veel aandacht voor diverse organisatorische werkzaamheden en specifieke taken. Je geeft leiding aan 5 personen en bent verantwoordelijk voor het optimaal laten verlopen van de interne gang van zaken. Je draagt bij aan de inhoud en vormgeving van personeelszaken, bent hét aanspreekpunt binnen de organisatie en fungeert als trouble shooter. Je werkzaamheden zijn zeer uitgebreid en divers en bestaan onder andere uit:

• Beheren van de agenda van de directeur en het maken van afspraken;
• Secretariële en organisatorische ondersteuning van de directie;
• Voorbereiden bijeenkomsten (Algemene Ledenvergadering, Regiobijeenkomsten e.d.) en zo nodig notuleren;
• Verzorgen van correspondentie en mailingen;
• Redigeren en lay-out verzorgen van het vakblad;
• Contacten onderhouden met leveranciers, (bestuurs)leden en diverse externe partijen (inhuur personeel, catering, e.d.);
• Leiding geven aan secretariaat en facilitaire diensten (5 personen);
• Dagelijks personeelsbeheer (ziekmeldingen, verlofplanning, urenregistratie e.d.) en ledenadministratie;
• Beheer website en organiseren van bedrijfsuitjes en beurzen.

Samengevat een hele verantwoordelijke en uitgebreide secretariële functie voor een ervaren en doorgewinterde directiesecretaresse die een echte professional is en van de hoed en de rand weet!

Functie eisen Directiesecretaresse

Je bent de steun en toeverlaat van de directeur. Jij zorgt dat organisatorisch alles tot in detail is geregeld en bent een échte directiesecretaresse in hart en nieren. Je weet als geen ander hoe je jouw directeur het beste kunt ontzorgen en doet dit dan ook met volledige toewijding. Van het dagelijkse complexe agendabeheer tot het aansturen van 5 personen, jij draait je hand er niet voor om en blijft rustig in drukke en stressvolle periodes. Je bent zoals gezegd een ervaren professional op niveau die kwaliteit hoog in het vaandel heeft staan.

Je voldoet aan onderstaande functie eisen:

• HBO werk- en denkniveau en een afgeronde secretariële opleiding;
• Minimaal 10 jaar ervaring in een soortgelijke functie (directiesecretaresse, management assistent);
• Ervaring met notuleren en het voorbereiden en uitwerken van vergaderingen;
• Beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift (een taaltest is onderdeel van de selectie);
• Goede kennis van het MS Office pakket;
• Parttime 32 of 36 uur per week beschikbaar;
• Woonachtig in de regio Nieuwegein / Utrecht en in het bezit van rijbewijs B.

Je herkent jezelf tevens in het volgende profiel;

• Zelfstandig en een groot verantwoordelijkheidsgevoel;
• Communicatief zeer vaardig en kunt schakelen op diverse niveaus;
• Organisatorisch sterk;
• Zeer accuraat en punctueel;
• Discreet en integer;
• Representatief.

Aanbod Directiesecretaresse

De functie is ontstaan ter vervanging van de huidige medewerkster die in mei 2023 de organisatie zal verlaten. Deze organisatie biedt jou een hele afwisselende functie op hoog niveau binnen een solide organisatie. Je wordt direct op contract genomen met uitzicht op een vast dienstverband.

Je ontvangt een salaris tussen de 3700 - 4200 bruto per maand en de secundaire arbeidsvoorwaarden zijn goed; 25 vakantiedagen en 8 ATV dagen (bij een 40-urige werkweek), een premievrij pensioen en een reiskostenvergoeding.

De functie is 4,5 dagen per week op kantoor.

Locatie

Nieuwegein

Solliciteer nu
De sollicitatieprocedure voor deze vacature verloopt via Pienk, Office Professionals. U wordt, na het klikken op de sollicitatieknop, doorverwezen naar de site van Pienk.
< Terug